الاجتماع المنتج

الخطوات الواجب اتباعها قبل، أثناء وبعد الاجتماع لجعله مثمراً ومفيداً بأقصى ما يمكن

الاجتماع المنتج

لكي يكون الاجتماع منتجاً ومثمراً ، ويستفاد منه الفائدة القصوى لابد من الإعداد له وحسن الإدارة أثناءه ودقة المتابعة بعده ، وعلى هذا يمكننا أن نقسم عوامل النجاح إلى ثلاثة أقسام قسم لمرحلة التحضير للاجتماع وقسم أثناءه وقسم بعد الانتهاء منه .

عوامل النجاح أثناء الإعداد للاجتماع ( قبله ):
1.    استبعد الاجتماع عندما لا يكون له حاجة ، إذ أنه يصبح حينئذ مضيعة للوقت وإهداراً للجهود والإمكانات .
2.    يجب تحديد هدف الاجتماع بوضوح قبل الدعوة للاجتماع .
3.    لابد من تحديد زمان ومكان الاجتماع بوضوح ، وينبغي مراعاة أن يكون ذلك مناسباً لأغلبية المشاركين في الاجتماع .
4.    يجب إعداد جدول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع بوقت كاف ويكون إعداده من قبل لجنة تحضيرية خاصة بذلك أو يكون من قبل الجهة المسؤولة عن الاجتماع والداعية له .
5.    يجب إبلاغ المشاركين بهدف الاجتماع وجدول أعماله وزمانه ومكانه وما قد يطلب من بعضهم بصورة خاصة  ويكون ذلك قبل الاجتماع بوقت كاف.
6.    يلزم الجهة التي تعد للاجتماع أن تجهز له ما يحتاج إليه من أوراق وأقلام وأجهزة عرض وملفات معلومات ووسائل نقل وأماكن نوم إن طال الاجتماع....
7.    لنجاح الاجتماع لابد أن يعد المسؤول عن إدارته خطة لذلك .
8.    ينبغي لكل مشارك في الاجتماع أن يعد نفسه بدنياً ونفسياً وفكرياً ومعلوماتياً للاجتماع ، وأن يستعرض نفسيات المشاركين في الاجتماع وكيف سيتعامل معهم .

عوامل النجاح أثناء الاجتماع :
1.    التزام الجميع بالحضور في الوقت والمكان المحددين سلفاً .
2.    الحضور للاجتماع بنشاط وحيوية ، وألا يكون مرهقاً .
3.    التعريف بالحضور إن لم يسبق بينهم تعارف وبيان مهمة كل واحد في الاجتماع .
4.    اختيار مسؤول الاجتماع ومقرره إن لم يسبق بيان ذلك .
5.    تذكير الحاضرين بجدول الأعمال وترتيبه في العرض وزمن كل فقرة من الجدول إن أمكن ذلك .
6.    تحديد نهاية الاجتماع ليكون الجميع على بينة من أمرهم .
7.    إتاحة الفرصة للجميع للمشاركة في الحوار والنقاش.
8.    عدم الخروج من أية فقرة من فقرات جدول الأعمال قبل اتخاذ قرار محدد وواضح فيها وتسجيل ذلك أولاً بأول ولابد أن تكون القرارات بالإجماع أو الأغلبية من الحاضرين أو حسب لوائح ونظم المؤسسة .
9.    لفت نظر أي عضو يخرج في حديثه عن موضوع الاجتماع ، أو يعود للحديث فيه بعد اتخاذ قرار فيه، أو يسيء إلى غيره.
10.    في نهاية الاجتماع تعلن القرارات والنتائج التي تم التوصيل إليها وما يخص كل عضو منها .
11.    إنهاء الاجتماع في وقته المحدد وعدم تمديده إلا لضرورة أو بموافقة الحاضرين .

عوامل النجاح بعد الاجتماع : 
1.  تزويد كل عضو بما يخصه من قرارات الاجتماع .
2.  تبليغ الجهات التي لم تحضر الاجتماع بما يجب عليها تنفيذه من قراراته .
3.  حسن توديع المشاركين في الاجتماع .
4.  وضع خطة تنفيذية لتنفيذ قرارات الاجتماع ودوام متابعة ذلك

من أسباب فشل الاجتماعات :
عدم وضوح الهدف من الاجتماع لدى المشاركين فيه أو عدم اقتناعهم بهذا الهدف .

ما هي ردة فعلك؟

like
2178
dislike
0
love
2906
funny
0
angry
0
sad
0
wow
7