إن الطريقة التي يتم التعامل بها في الاجتماعات تحدّد بشكل أساسي مدى النجاح الذي يمكن أن تحققه هذه الاجتماعات في بلوغ أهدافها.
وهذا لا يتوقف فقط على أسلوب إدارتها أثناء انعقادها، بل يتوقف أيضاً على أسلوب الإعداد المسبق لها، وأسلوب المتابعة اللاحقة لما تم الاتفاق على تنفيذه أثناءها.

ومن أجل توفير مقومات النجاح لأيّ من الاجتماعات التي يتم عقدها لابد من القيام بما يلي:

1. التأكد من وجود حاجة فعلية لعقد الاجتماع.
2. تحديد الهدف الذي يتم عقد الاجتماع لتحقيقه بمنتهى الدقة والوضوح.
3. اختيار الأشخاص المناسبين فقط لدعوتهم إلى حضور الاجتماع.
4. تحديد التاريخ والوقت الملائم للجميع لعقد الاجتماع، وكذلك المدة المخصصة له.
5. تحديد المكان الملائم لعقد الاجتماع.
6. تحضير جدول أعمال واضح ودقيق للاجتماع.
7. التجهيز الكامل والدقيق للاجتماع، والاستعداد الميداني لعقده، بما في ذلك مكان الاجتماع والأدوات المساعدة اللازمة.
8. تزويد المشاركين بكافة المعلومات الضرورية لمساهمتهم الفعّالة في الاجتماع.
9. الاستعداد الجيّد والمناسب للمدعوين إلى حضور الاجتماع، وذلك بهدف المشاركة الفاعلة فيه.
10. بدء الاجتماع في الوقت المحدّد له بالضبط، وذلك بعد أن يكون قد تم إبلاغ المشاركين ضرورة أن لا يتأخروا عن هذا الوقت.
11. الحرص أثناء الاجتماع، على التزام جدول الأعمال المقرّر.
12. استماع رئيس الاجتماع باهتمام إلى كل ما يطرحه المشاركون من أفكار وأراء وملاحظات.
13. تشجيع المشاركين على إبداء الملاحظات البناءة وطرح الأفكار الخلاقة التي تقدّم عناصر جديدة تساهم في تحقيق الهدف المتوخى من الاجتماع.
14. عدم احتكار رئيس الاجتماع للنقاش أو محاولة السيطرة عليه، وذلك لإفساح المجال للآخرين أيضاً للحصول على فرصتهم العادلة في إبداء الرأي ووجهة النظر.
15. احترام رئيس الاجتماع لآراء وأفكار وملاحظات جميع المشاركين في الاجتماع، حتى ولو لم تكن متوافقة مع آرائه وأفكاره.
16. عدم النظر إلى تعددّ الآراء والأفكار على أنه أمر سلبي، بل اعتباره وسيلة ضرورية للوصول إلى القرار الأفضل والأنسب.
17. تمتُع رئيس الاجتماع بالموضوعية، وعدم تحيّزه لبعض المشاركين دون الآخرين.
18. تمتُع رئيس الاجتماع بالمرونة والجرأة في تغيير رأيه، إذا تبيّنت له حقائق جديدة أثناء الاجتماع.
19. اتخاذ القرارات المناسبة التي تحقق الهدف المتوخى من الاجتماع، وذلك دون أيّ تسرع.
20. توزيع مسؤولية متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع، على مختلف المشاركين فيه.
21. تحديد تاريخ أقصى لإنجاز كل قرار مطلوب تنفيذه لاحقاً، على أن لا يتم تجاوز هذا التاريخ مهما كان الثمن.
22. التأكد من أن الجميع قد استوعب المطلوب منه تنفيذه بعد الاجتماع.
23. توثيق الاجتماع، من خلال تدوين محضر الاجتماع بكامل الدقة والتفصيل.
24. بعد انتهاء الاجتماع يجب إرسال مذكرة خطّية إلى كل من المشاركين تتضمن ما هو مطلوب إنجازه والتاريخ المتوقُع للإنجاز، مع تحديد أيّ نوع من التنسيق يحتاج إلى القيام به مع الآخرين.
25. متابعة تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها أثناء الاجتماع، وذلك لضمان تنفيذها في الأوقات المحدّدة لها.

ملخص المراحل التي يمر بها الاجتماع:
يمر الاجتماع بثلاث مراحل رئيسية:
• الإعداد للاجتماع.
• تيسير الاجتماع.
• توثيق الاجتماع ومتابعة نتائجه.