إن البدء في كتابة تقرير ما يستوجب مراعاة الأمور التالية:

• تحديد الهدف من الرسالة.

• تحديد متلقي الرسالة.

• تحديد المعلومات والأسلوب اللازم لتحقيق الهدف.

• كتابة بعض الأفكار حول الموضوع ومراجعة ما تمت كتابته.

• استخلاص الأفكار الرئيسية ووضعها في صورة متسلسلة.

كما يجب الانتباه في محتوى العرض إلى النقاط التالية:

• أن يكون مركزاً: أي لا يخرج عن أهداف الرسالة.

• أن يكون مترابطاً: أي هناك رابط بين أجزائه المختلفة.

• أن يكون مرتباً ومنسقاً.

• أن يكون مزوداً بالمعلومات الثابتة والحقائق.

وهناك خطوات رئيسية تساعدك في كتابة محتوى العرض هي:

• ضع الهيكل البنائي للرسالة وراجعه جيداً.

• جهز مكاناً ملائماً لا تتعرض فيه لمقاطعات أثناء الكتابة.

• رتب الوثائق والمعلومات التي تحتاج إليها في الموضوع.

• ابدأ بكتابة المسودة الأولى.

• راجع ما كتبت: دقة المعلومات، اللغة، التناسق والترابط.

• أعد الكتابة مرة أخرى بعد التصحيح.

• اعرض الرسالة على مدقق لغوي ثم ألقها على أحد الزملاء.