خطوات الاجتماع الفعال
كيف يكون الاجتماع ناجح وفعال ؟
للوصول إلى اجتماع ناجح وفعال ويحقق الأهداف لا بد من المرور بالخطوات والمراحل التالية :
أولاً - مرحلة التخطيط الجيد للاجتماع:
من أجل التخطيط للاجتماع يجب معرفة الإجابات عن الأسئلة التالية:
ما هو الهدف من الاجتماع ؟ لماذا الاجتماع ؟
من هم الحضور ؟ جنسهم ، أعمارهم ، مستواهم الثقافي ؟
أين مكان الاجتماع ؟ متى سيعقد الاجتماع؟
ما هو موضوع الاجتماع ؟
ماذا يلزم لإنجاح الاجتماع ؟
ثانياً - مرحلة الدعوة والإعلان عن الاجتماع:
من أهم الخطوات اللازمة لإنجاح أي اجتماع هي عملية الدعوة أو الإعلان عن الاجتماع... مع ضرورة التأكد من وصول الدعوة إلى الأشخاص الذين يهمنا حضورهم.
ثالثاً -مرحلة عقد الاجتماع:
يتم فيها تبادل وجهات النظر بين الحضور ونقاش الاقتراحات والخطط والخروج بالقرارات اللازمة لتطوير العمل ويفضل في هذه ألمرحلة:
• تحديد مدة الاجتماع من ساعة ونصف إلى ساعتين.
• وضع جدول أعمال واضح ومحدد بزمن .
• اعتماد تقارير مكتوبة من الأعضاء عن المهمات السابقة.
رابعاً - مرحلة توثيق الاجتماع :
يتم توثيق الاجتماع على دفتر أمانة السر (محضر الاجتماعات) ويتولى هذه المهمة أمين السر أو السكرتير المكلف ويجب أن يحتوي المحضر على ما يلي:
• رقم الاجتماع المتسلسل.
• مكان الاجتماع وتاريخه.
• أسماء الحضور.
• أسماء الغياب وسبب الغياب .
• أهم النقاشات حول المواضيع المطروحة .
• القرارات الصادرة .
• مهمات كل عضو ومدة كل مهمة.
• موعد ومكان الاجتماع القادم والمواضيع التي سيتم بحثها.
• توقيع رئيس الجلسة وأمين السر ومن الممكن توقيع الحضور أيضاً.