كيف يكون الاجتماع ناجح وفعال ؟

للوصول إلى اجتماع ناجح وفعال ويحقق الأهداف لا بد من المرور بالخطوات والمراحل التالية :

أولاً - مرحلة التخطيط الجيد للاجتماع:

من أجل التخطيط للاجتماع يجب معرفة الإجابات عن الأسئلة التالية:
ما هو الهدف من الاجتماع ؟ لماذا الاجتماع ؟
من هم الحضور ؟ جنسهم ، أعمارهم ، مستواهم الثقافي ؟
أين مكان الاجتماع ؟ متى سيعقد الاجتماع؟
ما هو موضوع الاجتماع ؟
ماذا يلزم لإنجاح الاجتماع ؟

ثانياً - مرحلة الدعوة والإعلان عن الاجتماع:

من أهم الخطوات اللازمة لإنجاح أي اجتماع هي عملية الدعوة أو الإعلان عن الاجتماع... مع ضرورة التأكد من وصول الدعوة إلى الأشخاص الذين يهمنا حضورهم.

ثالثاً -مرحلة عقد الاجتماع:

يتم فيها تبادل وجهات النظر بين الحضور ونقاش الاقتراحات والخطط والخروج بالقرارات اللازمة لتطوير العمل ويفضل في هذه ألمرحلة:
• تحديد مدة الاجتماع من ساعة ونصف إلى ساعتين.
• وضع جدول أعمال واضح ومحدد بزمن .
• اعتماد تقارير مكتوبة من الأعضاء عن المهمات السابقة.   
     
رابعاً - مرحلة توثيق الاجتماع :

يتم توثيق الاجتماع على دفتر أمانة السر (محضر الاجتماعات) ويتولى هذه المهمة أمين السر أو السكرتير المكلف ويجب أن يحتوي المحضر على ما يلي:

• رقم الاجتماع المتسلسل.
• مكان الاجتماع وتاريخه.
• أسماء الحضور.
• أسماء الغياب وسبب الغياب .
• أهم النقاشات حول المواضيع المطروحة .
• القرارات الصادرة .
• مهمات كل عضو ومدة كل مهمة.
• موعد ومكان الاجتماع القادم والمواضيع التي سيتم بحثها.
• توقيع رئيس الجلسة وأمين السر ومن الممكن توقيع الحضور أيضاً.